Un déménagement d’entreprise ne consiste pas seulement à déplacer des bureaux, du mobilier et des ordinateurs.
Pour que les collaborateurs puissent reprendre leur activité dans les nouveaux locaux, il faut également que la connexion Internet, le réseau, le Wi-Fi et la téléphonie soient opérationnels au bon moment.
Or ces différents éléments ne suivent pas nécessairement le calendrier du déménagement. Un accès Internet peut nécessiter une intervention ou des travaux. Une portabilité de numéros doit être coordonnée. Le réseau des nouveaux locaux doit être prêt. Plusieurs prestataires peuvent intervenir à des moments différents.
La bonne question n’est donc pas seulement « À quelle date déménageons-nous ? », mais plutôt :
« À quelle date les équipes doivent-elles pouvoir travailler normalement dans les nouveaux locaux ? »
C’est à partir de cette échéance que le projet télécom doit être organisé.
En résumé :
Pour préparer les télécoms lors d’un déménagement d’entreprise, il faut partir de la date de reprise de l’activité et construire le planning à rebours.
La vérification des nouveaux locaux, les commandes opérateurs, la conservation des numéros, l’installation du réseau, les tests et les éventuelles solutions transitoires doivent être coordonnés pour que les équipes puissent travailler et que l’entreprise reste joignable au moment prévu.
Un déménagement télécom se prépare à partir de la reprise d'activité
La date inscrite sur le planning du déménagement n’est pas nécessairement la date qui doit piloter le projet informatique et télécom.
Une entreprise peut récupérer les clés de ses nouveaux bureaux plusieurs semaines avant l’installation des collaborateurs. Elle peut également quitter progressivement ses anciens locaux, organiser le déménagement pendant un week-end ou maintenir temporairement une activité sur les deux sites.
Il faut donc commencer par définir le moment auquel les nouveaux locaux doivent être réellement opérationnels.
À cette date, les collaborateurs doivent pouvoir se connecter, accéder aux applications dont ils ont besoin, utiliser le réseau et le Wi-Fi et, selon l’organisation de l’entreprise, passer et recevoir leurs appels.
Cette échéance devient alors le point de départ du raisonnement.
L’objectif n’est pas que chaque fournisseur ait simplement terminé sa propre intervention. L’objectif est que l’ensemble fonctionne lorsque l’entreprise en a besoin.
Avant de commander quoi que ce soit, vérifier les nouveaux locaux
Deux bureaux situés à quelques rues de distance peuvent présenter des situations télécom très différentes.
Avant de demander le transfert d’un abonnement ou de commander un nouvel accès, il faut donc vérifier ce qui est réellement disponible à la nouvelle adresse.
L’éligibilité à la fibre constitue évidemment un premier point, mais elle ne suffit pas. Il faut également savoir comment les locaux sont raccordés, où arrivent les accès opérateurs, si des interventions sont nécessaires et si le câblage interne permet de desservir correctement les espaces de travail.
La configuration des futurs bureaux doit également être prise en compte : emplacement des collaborateurs, salles de réunion, équipements réseau, bornes Wi-Fi, téléphones éventuels ou équipements nécessitant une connexion.
Un local indiqué comme éligible ne signifie donc pas automatiquement que l’entreprise pourra y travailler dès son arrivée.
Si le déménagement implique également de choisir ou de changer d’accès Internet, les critères de choix ne se limitent d’ailleurs pas au débit annoncé. Nous les avons détaillés dans notre article consacré aux points à vérifier avant de changer d’opérateur fibre.
Que faut-il réellement transférer lors du déménagement ?
Un déménagement est souvent envisagé comme le transfert de l’installation existante vers une nouvelle adresse.
Mais tout ne se « transfère » pas de la même manière.
Il faut identifier ce qui dépend physiquement des anciens locaux, ce qui peut simplement continuer à fonctionner et ce qui nécessite une modification ou une nouvelle commande.
Cela concerne notamment la connexion Internet, les équipements réseau et Wi-Fi, la téléphonie, les numéros de téléphone et, selon l’environnement de l’entreprise, certains services ou équipements liés au site.
Cette étape permet aussi de poser une autre question :
Faut-il reproduire exactement l’installation actuelle dans les nouveaux locaux ?
Pas nécessairement.
Si l’organisation de l’entreprise a changé, si davantage d’applications sont désormais utilisées dans le cloud, si les usages téléphoniques ont évolué ou si les nouveaux bureaux ont une configuration différente, reproduire à l’identique une installation conçue plusieurs années auparavant n’est pas toujours la meilleure solution.
À l’inverse, un déménagement ne justifie pas non plus de remplacer systématiquement tout ce qui fonctionne.
L’enjeu consiste à identifier ce qui doit être conservé, déplacé, adapté ou éventuellement remplacé, avant de lancer les commandes.
Construire le planning télécom à rebours du jour J
Une fois la situation des nouveaux locaux et les besoins identifiés, le planning peut être construit.
Mais plutôt que de partir de la date à laquelle les premières commandes seront passées, il est plus efficace de raisonner à rebours.
Le point de départ est le jour J : celui où les collaborateurs doivent pouvoir travailler normalement dans les nouveaux bureaux.
Avant cette date, il faut avoir testé l’installation.
Pour pouvoir la tester, les équipements doivent être installés et configurés.
Pour les installer, les accès et les services nécessaires doivent être disponibles.
Et pour qu’ils le soient, les éventuelles interventions et commandes doivent avoir été réalisées suffisamment tôt.
La logique devient donc :
reprise d’activité → tests → installation et configuration → activation des accès et services → interventions des opérateurs et prestataires → commandes et planification → vérification des locaux et définition des besoins.
Ce rétroplanning ne peut pas être transformé en calendrier universel du type « J-90, J-60, J-30 ».
Les délais dépendent de la nouvelle adresse, de l’infrastructure déjà présente, des opérateurs, du type d’accès commandé, d’éventuels travaux et des services à transférer.
C’est précisément pour cette raison qu’il vaut mieux vérifier ces éléments tôt : plus une contrainte est identifiée tardivement, moins il reste de solutions pour l’absorber sans décaler la reprise de l’activité.
Prévoir le décalage entre les anciens et les nouveaux locaux
Dans la pratique, l’ancien site ne s’arrête pas toujours au moment exact où le nouveau devient opérationnel.
Et cette période de transition doit être pensée.
Résilier trop tôt un ancien accès peut priver l’entreprise d’une solution qui fonctionne encore. À l’inverse, attendre le dernier moment pour se préoccuper du nouveau site peut conduire à dépendre entièrement d’une date de livraison qui n’est pas toujours maîtrisable.
Selon la situation, il peut donc être pertinent de maintenir temporairement certains services sur l’ancien site, d’organiser une période de coexistence ou de prévoir une solution de continuité pour le nouveau.
La même vigilance s’applique à la téléphonie.
Les numéros utilisés par l’entreprise représentent un point de contact avec ses clients, fournisseurs et partenaires. Un déménagement est donc un mauvais moment pour découvrir que leur portabilité ou leur gestion dépend d’un contrat ou d’un prestataire que personne n’avait identifié.
Avant toute modification, il faut savoir à qui appartiennent réellement les numéros de téléphone de l’entreprise et dans quelles conditions ils peuvent être conservés.
Quant à la connexion Internet, si l’activité dépend fortement des applications cloud ou de la téléphonie IP, le scénario « le nouvel accès n’est pas disponible à la date prévue » mérite d’être envisagé avant le déménagement. La question rejoint alors celle de la continuité de l’entreprise en cas d’indisponibilité de sa connexion Internet.
L’objectif n’est pas d’accumuler systématiquement les solutions de secours, mais de savoir à l’avance ce que l’entreprise fera si les calendriers ne s’alignent pas exactement comme prévu.
Tester avant l'arrivée des collaborateurs
La confirmation d’un opérateur indiquant qu’un accès est actif ne constitue pas, à elle seule, une recette du déménagement.
Une connexion peut fonctionner alors que le Wi-Fi ne couvre pas correctement certains bureaux. La téléphonie peut permettre de passer des appels sans que les appels entrants soient correctement acheminés. Un équipement réseau peut être installé sans que l’ensemble des usages des collaborateurs ait été vérifié.
Les tests doivent donc se rapprocher autant que possible des conditions réelles de travail.
Peut-on accéder à Internet depuis les différents espaces ? Le Wi-Fi fonctionne-t-il correctement là où il sera utilisé ? Les collaborateurs accèdent-ils à leurs applications et ressources habituelles ? Les appels entrants et sortants fonctionnent-ils ? Les numéros attendus arrivent-ils au bon endroit ?
Selon l’environnement de l’entreprise, d’autres équipements ou services pourront naturellement être ajoutés à cette vérification.
Le principe reste le même :
un accès Internet livré n’est pas la même chose qu’une entreprise opérationnelle.
Et idéalement, ces vérifications doivent être réalisées avant que les collaborateurs ne s’installent à leur bureau le lundi matin.
Qui coordonne les différents intervenants ?
Le déménagement des télécoms peut rapidement devenir un projet à plusieurs acteurs.
L’opérateur fournit l’accès Internet. Un autre prestataire peut gérer la téléphonie. Le prestataire informatique s’occupe du réseau et des équipements. Un câbleur intervient dans les locaux. L’aménageur organise les espaces. Le bailleur ou le gestionnaire de l’immeuble peut être nécessaire pour certains accès techniques.
Chacun peut parfaitement réaliser sa propre mission sans pour autant garantir que l’ensemble sera opérationnel au même moment.
Il faut donc déterminer suffisamment tôt qui fait quoi.
Qui commande les accès ? Qui organise les rendez-vous avec les opérateurs ? Qui vérifie le câblage ? Qui configure le réseau et le Wi-Fi ? Qui s’occupe de la téléphonie et des numéros ? Qui réalise les tests finaux ? Et surtout, qui vérifie que les dépendances entre ces différentes interventions ont bien été prises en compte ?
Cette coordination est d’autant plus importante lorsqu’un imprévu survient. Si une intervention est retardée, il faut pouvoir déterminer rapidement ce qu’elle bloque et quelles autres étapes du planning doivent être adaptées.
Le sujet n’est donc pas nécessairement d’avoir un seul fournisseur pour tout.
Il est d’avoir une vision globale du projet et des responsabilités suffisamment claires pour que les différents intervenants travaillent dans le même calendrier.
Le jour du déménagement ne devrait pas être le jour des tests
Un déménagement d’entreprise comporte déjà suffisamment de contraintes pour éviter d’y ajouter la découverte d’un problème de connexion Internet, de Wi-Fi ou de téléphonie.
La préparation des télécoms doit donc commencer avant le déplacement des collaborateurs, à partir d’une question très simple :
Quand l’entreprise doit-elle être de nouveau pleinement opérationnelle ?
À partir de cette échéance, il devient possible de vérifier les nouveaux locaux, identifier ce qui doit être transféré ou adapté, coordonner les commandes et les intervenants, prévoir une éventuelle transition entre les deux sites et tester l’ensemble avant la reprise de l’activité.
La réussite du projet ne se mesure finalement pas au fait qu’une fibre ait été livrée ou qu’un numéro ait été porté.
Elle se mesure au fait que les collaborateurs puissent travailler et que l’entreprise reste joignable au moment prévu.
Si votre déménagement nécessite de coordonner Internet, réseau et téléphonie, nous pouvons faire le point avec vous en amont afin d’identifier les dépendances et organiser les différentes étapes du projet.
