Renouveler plusieurs ordinateurs, renforcer les sauvegardes, améliorer la cybersécurité, faire évoluer Microsoft 365, remplacer un serveur, fiabiliser la connexion Internet…
Dans une PME, les sujets informatiques à traiter peuvent rapidement s’accumuler. Pris séparément, chacun peut sembler justifié. Mais lorsqu’il faut décider quoi faire en premier, l’arbitrage devient plus difficile.
La question est d’autant plus importante qu’elle peut se poser dans deux situations : l’entreprise dispose déjà d’une enveloppe budgétaire qu’elle doit affecter, ou elle doit justement construire son budget informatique pour les mois ou l’année à venir.
Dans les deux cas, commencer par dresser une liste de solutions ou de dépenses apporte rarement la réponse.
Pour établir ses priorités informatiques, il faut d’abord regarder ce que chaque sujet représente pour l’activité de l’entreprise.
En résumé :
Pour prioriser ses investissements informatiques, une PME doit d’abord évaluer les conséquences de l’inaction, les personnes ou fonctions concernées, l’urgence réelle et les bénéfices attendus.
Ces priorités permettent ensuite soit d’affecter une enveloppe budgétaire déjà définie, soit de construire un budget informatique puis de l’ajuster si nécessaire.
L’objectif n’est pas de tout traiter en même temps, mais de construire une feuille de route cohérente avec les besoins de l’entreprise.
Commencer par les conséquences, pas par les solutions
Lorsqu’un équipement vieillit ou qu’un problème apparaît, le premier réflexe consiste souvent à chercher une solution : remplacer le matériel, ajouter une protection, changer d’offre ou déployer un nouvel outil.
Pourtant, avant de se demander ce qu’il faut acheter ou mettre en place, une autre question devrait être posée :
Que se passerait-il pour l’entreprise si nous ne traitions pas ce sujet maintenant ?
Prenons deux entreprises qui disposent chacune d’une seule connexion Internet.
Dans la première, une partie importante du travail peut encore être réalisée localement pendant une interruption. Dans la seconde, les applications métiers, les fichiers, la téléphonie et les outils collaboratifs sont accessibles en ligne.
Le problème technique semble identique : une seule connexion Internet. Les conséquences d’une panne ne le sont pas.
Il en va de même pour un ordinateur vieillissant, une sauvegarde, une évolution de Microsoft 365 ou une mesure de cybersécurité.
La priorité ne dépend donc pas uniquement de la technologie concernée. Elle dépend surtout de ce qui arriverait à l’entreprise si celle-ci venait à faire défaut ou restait en l’état.
Quatre questions pour déterminer ses priorités informatiques
Il n’existe pas de classement universel des investissements informatiques d’une PME.
En revanche, quelques questions permettent de mettre des sujets très différents en perspective.
1. Que se passerait-il si nous ne faisions rien ?
C’est la première question à poser.
Ne pas agir peut avoir des conséquences très différentes : interruption de l’activité, perte de données, exposition à un risque de sécurité, ralentissements quotidiens, temps perdu par les collaborateurs ou simple report d’une amélioration de confort.
Plus les conséquences potentielles sont importantes pour l’entreprise, plus le sujet mérite naturellement d’être examiné rapidement.
Mais il faut aussi distinguer un risque théorique d’un problème déjà observable.
Un ordinateur qui pourrait devenir lent un jour n’a pas la même priorité qu’un équipement qui provoque déjà régulièrement des interruptions de travail.
2. Qui serait réellement concerné ?
Un problème peut être très gênant sans pour autant avoir un impact important à l’échelle de l’entreprise.
Un dysfonctionnement touchant un collaborateur n’a généralement pas les mêmes conséquences qu’une défaillance susceptible d’empêcher vingt personnes de travailler.
Mais le nombre d’utilisateurs ne suffit pas non plus.
Le poste d’une seule personne peut être critique si celle-ci assure une fonction indispensable à l’activité. À l’inverse, un problème touchant plusieurs collaborateurs peut parfois être contourné temporairement.
Il faut donc regarder à la fois le nombre de personnes concernées et le rôle de l’outil ou du service dans le fonctionnement de l’entreprise.
3. Existe-t-il une raison de traiter le sujet maintenant ?
Un investissement peut être important sans être urgent.
Une fin de support annoncée, un déménagement, l’arrivée de nouveaux collaborateurs, l’expiration d’un contrat, des incidents de plus en plus fréquents ou un matériel approchant de sa fin de vie peuvent en revanche imposer une échéance.
Cette distinction permet d’éviter deux écueils : reporter indéfiniment un sujet connu jusqu’à ce qu’il devienne urgent, ou traiter immédiatement un projet important qui aurait parfaitement pu être anticipé et planifié plusieurs mois plus tard.
Prioriser, c’est aussi donner une échéance aux sujets qui ne nécessitent pas d’action immédiate.
4. Qu'est-ce que cet investissement va réellement améliorer ?
Tous les investissements informatiques ne servent pas uniquement à éviter un problème.
Certains permettent de gagner du temps, de faciliter le travail à distance, d’améliorer la collaboration, de réduire certaines tâches manuelles, d’accompagner une croissance ou de simplifier l’administration du système informatique.
Il faut donc également regarder la valeur attendue de l’investissement.
Une nouvelle solution peut être techniquement plus performante sans changer grand-chose au quotidien. Une évolution beaucoup plus modeste peut, au contraire, supprimer une difficulté rencontrée chaque jour par toute une équipe.
La bonne question n’est donc pas seulement « Que permet cette solution ? », mais :
« Qu’est-ce qu’elle va concrètement changer pour notre entreprise ? »
Urgent, important ou souhaitable : remettre les investissements dans leur contexte
Ces questions permettent de sortir d’un classement reposant uniquement sur la nature des investissements.
| Situation | Ce qu’il faut regarder | Décision possible |
|---|---|---|
| La restauration des sauvegardes n’a jamais été vérifiée | Conséquences d’une restauration impossible en cas d’incident | Vérifier rapidement la capacité réelle de restauration |
| Plusieurs postes deviennent progressivement plus lents | Temps perdu, utilisateurs concernés, évolution prévisible | Planifier leur renouvellement plutôt que les remplacer tous immédiatement |
| L’entreprise dépend entièrement du cloud avec une seule connexion Internet | Conséquences d’une coupure sur l’ensemble de l’activité | Étudier la nécessité d’une connexion de secours |
| Une nouvelle fonctionnalité Microsoft 365 pourrait faciliter certains usages | Gains réellement attendus par rapport au coût et au besoin | Tester ou différer si le bénéfice reste limité |
| Un équipement arrive en fin de garantie mais fonctionne correctement | Criticité de l’équipement et conséquences de sa défaillance | Anticiper son remplacement sans nécessairement le remplacer immédiatement |
Ces exemples ne constituent volontairement pas un classement.
Une connexion Internet de secours peut être indispensable dans une entreprise et secondaire dans une autre. De la même manière, un ordinateur vieillissant peut attendre quelques mois ou nécessiter un remplacement immédiat selon son utilisation.
Le contexte de l’entreprise reste ce qui détermine la priorité.
Faut-il toujours commencer par la cybersécurité ?
La cybersécurité fait aujourd’hui partie des sujets incontournables du système d’information d’une PME. Cela ne signifie pas pour autant que tout projet portant l’étiquette « cybersécurité » doit automatiquement passer devant les autres investissements.
Une vulnérabilité importante, des comptes insuffisamment protégés ou une sauvegarde incapable de permettre une restauration peuvent évidemment nécessiter une action rapide.
Mais une entreprise ayant déjà mis en place un niveau de protection cohérent peut avoir, à un instant donné, un autre sujet plus urgent : une infrastructure vieillissante, une connexion Internet instable ou des équipements qui perturbent quotidiennement son activité.
L’objectif n’est donc pas d’opposer cybersécurité, productivité, infrastructure ou continuité d’activité.
Il consiste à déterminer quel sujet expose aujourd’hui réellement l’entreprise ou l’empêche de fonctionner correctement, puis à traiter les autres dans un ordre cohérent.
Des priorités au budget informatique : deux situations possibles
Une fois les priorités établies, elles doivent se traduire financièrement.
Et toutes les PME ne partent pas de la même situation.
Une enveloppe budgétaire est déjà définie
L’entreprise peut avoir décidé du montant qu’elle souhaite consacrer à son informatique sur une période donnée.
La question devient alors :
Comment affecter cette enveloppe aux besoins identifiés ?
Les priorités permettent de distinguer ce qui doit être financé maintenant de ce qui peut être planifié plus tard.
Si l’enveloppe ne permet pas de tout traiter, certains projets devront être séquencés ou différés. L’important est que cet arbitrage soit réalisé en connaissance de cause, plutôt que selon l’ordre dans lequel les devis arrivent sur le bureau du dirigeant.
Le budget informatique reste à construire
Dans d’autres entreprises, le raisonnement peut partir dans l’autre sens.
Les besoins sont identifiés et hiérarchisés, puis leur coût est estimé afin de construire le budget informatique.
La démarche devient alors :
priorités → chiffrage → construction du budget → arbitrage si nécessaire.
Si le budget obtenu s’avère trop ambitieux, les investissements peuvent être répartis dans le temps en revenant aux priorités précédemment établies.
Il ne s’agit donc pas de considérer que tous les besoins identifiés doivent nécessairement être financés immédiatement.
Le budget informatique devient la traduction financière des priorités de l’entreprise, tout en restant soumis à ses contraintes et à ses arbitrages.
Construire une feuille de route plutôt qu'une liste d'achats
Prioriser ne signifie pas seulement décider ce qui sera financé et ce qui ne le sera pas.
Certains investissements doivent être réalisés immédiatement. D’autres peuvent être programmés dans quelques mois. D’autres encore nécessitent d’abord une étude ou dépendent d’un projet préalable.
Une feuille de route informatique peut ainsi distinguer :
À traiter maintenant : les sujets dont les conséquences ou l’urgence justifient une action rapide.
À planifier : les investissements nécessaires dont l’échéance peut être anticipée.
À étudier ou à réévaluer : les évolutions intéressantes dont le bénéfice, le coût ou le calendrier doivent encore être précisés.
Cette vision permet également d’identifier les dépendances entre les projets.
Par exemple, faire évoluer les usages cloud peut modifier les besoins de connectivité. Un déménagement peut être l’occasion de revoir le réseau et la téléphonie. Une évolution importante de Microsoft 365 peut nécessiter de s’interroger en parallèle sur la sécurité, les droits d’accès ou les sauvegardes.
La feuille de route évite ainsi de revenir à ce que nous avions identifié dans notre article sur les investissements informatiques qui ne produisent pas les résultats attendus : une succession de décisions prises isolément, sans vision suffisamment globale de leurs interactions.
Quand l'audit informatique devient-il utile pour établir les priorités ?
La méthode suppose néanmoins de disposer d’une vision suffisamment fiable de l’existant.
Or un dirigeant peut connaître parfaitement les difficultés rencontrées par ses équipes sans nécessairement savoir dans quel état se trouvent les sauvegardes, les équipements réseau, les configurations Microsoft 365, les protections de sécurité ou certains composants de son infrastructure.
Il peut également recevoir des recommandations différentes de plusieurs fournisseurs, toutes techniquement justifiables, sans disposer des éléments permettant de les hiérarchiser.
C’est notamment dans ces situations qu’un audit informatique peut être utile.
Son objectif ne devrait pas être de produire une nouvelle liste de solutions à acheter, mais de permettre de :
- comprendre l’état réel du système d’information ;
- identifier les points nécessitant une action ;
- mettre ces besoins en perspective avec l’activité de l’entreprise ;
- définir leur ordre de priorité ;
- les traduire dans une feuille de route et, lorsque cela est nécessaire, dans un budget.
L’audit devient alors un outil d’aide à la décision, plutôt qu’une simple analyse technique.
Prioriser, c'est décider ce qui doit être fait maintenant… et ce qui peut attendre
Une PME aura presque toujours davantage d’améliorations informatiques possibles que de projets qu’elle peut raisonnablement mener simultanément.
L’enjeu n’est donc pas de tout faire, ni de rechercher un classement universel des technologies dans lesquelles investir.
Il est de comprendre ce qui compte réellement pour l’activité, ce qui nécessite une action maintenant et ce qui peut être anticipé ou différé.
Cette hiérarchisation permet ensuite aussi bien d’affecter une enveloppe informatique déjà définie que de construire un budget à partir des besoins réellement prioritaires.
Et lorsque cette vision manque, prendre le temps d’établir un état des lieux permet souvent d’éviter que la dernière panne, le dernier devis ou la dernière technologie à la mode ne décide à la place du dirigeant.
Chaque système d’information est différent. Si votre situtation nécessite de prendre du recul avant de décider, nous pouvons faire le point avec vous.
